З 1 квітня 2026 року малий та середній бізнес в Польщі зобовʼязаний виставляти фактури виключно в KSeF - Krajowy System e-Faktur (Національна система електронних фактур).
KSeF (Krajowy System e-Faktur) - це державна електронна система для виставлення, надсилання, отримання та зберігання фактур в електронному вигляді, тобто система для електронного обміну фактурами між фірмами.
Порядок виставлення е-фактур введено на підставі змін до польського Закону про Податок на додану вартість (поль. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług), зокрема ст.ст. 106ga – 106gd .
Більш детальний порядок функціонування KSeF можна знайти в Розпорядженні Міністра Фінансів Польщі від 12 грудня 2025 року (поль. - Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur).
Ключовими є дві дати:
- З 1 лютого 2026 року - обов’язок виставлення та надсилання фактур до KSeF виникне у великих компаній з оборотом понад 200 млн злотих. З цього ж моменту зміняться правила і для малих та середніх фірм – отримувати фактури можна буде виключно через KSeF. Наприклад, якщо ви придбаєте товар у великій мережі, яка зобов’язана працювати з KSeF з 01.02.2026, така фактура буде доступна для завантаження лише через цю систему.
- З 1 квітня 2026 року - KSeF стане обов’язковим для всіх фірм – як у частині виставлення, так і отримання електронних фактур.
Є ще третя дата – 01.01.2027 року – для найменших фірм (загальна вартість продажів не більше 10 тис. злотих брутто на місяць до 31.12.2026 р.)
Варто підкреслити, що ці зміни не стосуються податкових правил, а виключно способу виставлення та отримання фактур. Тобто йдеться про операційні процеси, які щодня виконують самі підприємці або їхні працівники (наприклад, відділи продажів), але не бухгалтер.
Фірми, які до цього часу виставляли фактури вручну або в Excel, повинні або придбати комерційне програмне забезпечення, або навчитися працювати безпосередньо в KSeF. Міністерство фінансів надає безкоштовні інструменти, зокрема: Додаток платника податків KSeF, мобільний додаток KSeF та e-mikrofirma. Вони дозволяють виставляти й отримувати фактури без використання платних програм.
Оскільки KSeF є польською державною системою – фактури туди потраплятимуть тільки від польських фірм і там не буде фактур від іноземних контрагентів.
KSeF стосується виключно фактур, виставлених на підставі польських податкових норм (ст. 106a-106q польського Закону про ПДВ – Ustawa o VAT), а саме:
- основні фактури (podstawowe faktury),
- авансові фактури (faktury zaliczkowe),
- розрахункові фактури (faktury rozliczeniowe),
- коригувальні фактури (faktury korygujące),
- коригувальні фактури до авансових фактур (faktury korygujące fakturę zaliczkową),
- коригувальні фактури до розрахункових фактур (faktury korygujące fakturę rozliczającą).
Також важливо зазначити, що датою виставлення фактури буде дата подачі її до KseF, а не дата виставлення фактури в програмі.
Реєстрація та доступ до KSeF для юридичних осіб відбуватиметься шляхом надання компанією доступу конкретній фізичній особі. Важливо: така особа повинна мати активний Profil Zaufany.
Надання первинного доступу здійснюється шляхом подачі формуляра ZAW-FA до податкової служби. Скачати можна тут.
Особа, яка отримує такий доступ матиме повні права в системі. У подальшому адміністратор зможе надавати доступ електронно іншим користувачам (наприклад, працівникам, які виставляють фактури), а також у будь-який момент цей доступ скасовувати. Найкраще і найбезпечніше аби головний та первинний доступ фірма надавала саме директору (prezes zarządu). Подати вищезгаданий формуляр можна особисто, за допомогою пошти, електронно за допомогою e-Urząd Skarbowy або e-Doręczenia.
На практиці KSeF повинен полегшити ведення бізнесу, зокрема зосередженням усіх фактур фірми в одній системі.
Відповідальність
Слід звернути увагу на те, що Закон про Податок на додану вартість передбачає дуже сурові покарання за виставлення фактур поза системою KSeF. Відповідно до ст. 106 ni Закону, це може бути штраф в розміні до 100% суми податку ПДВ вказаного в фактурі. Однак, положення про відповідальність не діятимуть до кінця 2026 року.